Оптимизация документооборота в компании Pfizer

Внедрение системы электронного документооборота, которая не только стандартизировала и упростила работу с документами, но и значительно облегчила процесс создания открывающих и закрывающих документов.

Данные
по проекту

Исходная ситуация

Существующая система документооборота в российском офисе Pfizer не отвечала потребностям отдела продаж. Ручное формирование документов занимало много времени, а процесс согласования был крайне неэффективным и происходил преимущественно через электронную почту.

Отслеживание изменений в документах в ходе согласования было практически невозможным, что приводило к многочисленным ошибкам. Ранее в компании уже предпринимались попытки внедрения систем документооборота, но они не увенчались успехом из-за специфических требований, таких как:

Возможность редактирования документов непосредственно в браузере.
Фиксация всех изменений с возможностью отката, даже если правки уже были утверждены.
Включение в систему внешних контрагентов.
Автоматическое создание документов на основе данных, подготовленных аналитическим отделом.

Дополнительной сложностью стала необходимость пересмотра устаревших процессов работы с документами.

Реализованные решения

Анализ и формализация требований:
- В течение месяца были собраны и детализированы бизнес-требования, а также переработаны и задокументированы существующие процессы.
Разработка уникального решения:
- Создана система для редактирования документов прямо в браузере с фиксацией всех изменений и возможностью отката.
- Разработана удобная система шаблонов для документов.
Система безопасности и доступов:
- Внедрена гибкая система разграничения прав доступа, основанная на многомерной ролевой модели.
Гибкость и администрирование:
- Разработана система документооборота с широкими возможностями настройки и управления.
Удобный интерфейс:
- Создан интуитивно понятный интерфейс, который легко осваивается даже внешними контрагентами без дополнительного обучения.
Интеграция с внутренними системами:
- Настроено подключение к корпоративному хранилищу данных и реализованы механизмы для автоматической генерации документов на основе аналитических расчетов.

Примеры экранов

Результаты проекта

Сокращение трудозатрат. Значительно уменьшены временные и трудовые затраты как для сотрудников, вовлеченных в документооборот, так и для аналитического отдела.
Снижение ошибок. Уменьшено количество ошибок, вызванных человеческим фактором, что снизило нагрузку на топ-менеджмент.
Оптимизация процессов. Бизнес-процессы были пересмотрены и улучшены, став более прозрачными и соответствующими актуальным задачам компании.
Повышение эффективности. Внедрение системы позволило ускорить процессы согласования и создания документов, а также повысить их точность и качество.

Проект успешно решил все поставленные задачи, обеспечив компании современный и эффективный инструмент для работы с документами.

Хотите с нами работать? Заполните форму

Наши месенджеры: